WEG-Reform und Verwalterwechsel

Von Rechtsanwalt Dr. Hans Reinold Horst


Herausgabe von Vermögen und Geschäftsunterlagen

Die WEG-Reform erlaubt es der Eigentümergemeinschaft nun viel leichter, sich von einem missliebig gewordenen Verwalter zu trennen. Im Unterschied zum alten Recht ist dafür ein sogenannter „wichtiger Grund zur Abberufung“ nicht mehr nötig. Ob ein solches Vorgehen immer klug ist, ist dabei eine ganz andere Frage. Die Antwort ist natürlich vom jeweiligen Einzelfall abhängig. Zumindest dann, wenn eine „Verwalterrochade“ mehrfach und vielleicht sogar noch in relativ kurzem Zeitabstand erfolgt, dürfte diese Eigentümergemeinschaft „branchenbekannt“ werden. Folge: Man wird dann schnell als „schwierig“ eingestuft. Das bedeutet aus Sicht des Verwalters viel Arbeit und viel Ärger und damit im Zweifel zu wenig Vergütung. Dementsprechend schwer wird es sein, dann noch einen „guten“ Verwalter zu finden. Aber dies ist ein eigenes Thema.

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Entschließt man sich dazu, sich von seinem Verwalter zu trennen und einen Wechsel vorzunehmen, stellen sich die Frage:

Was ist mit den Geschäftsunterlagen und den anvertrauten Vermögensgegenständen?

Herausgabepflicht des ausgeschiedenen Verwalters

Die Herausgabe des Verwaltungsvermögens ist durch die Eigentümergemeinschaft als Anspruch gegenüber dem bisherigen Verwalter geltend zu machen (Herausgabepflicht aus § 667 BGB). Denn alleine sie ist anspruchsberechtigt, nicht der nachfolgende neue Verwalter (OLG München, Urteil vom 21. Februar 2006 - 32 Wx 014/06, NZM 2006, S. 349; anderer Ansicht Köhler, AnwHB WEG, 3. Auflage, Teil 2 Rn. 40 - auch der Verwalter soll in eigenem Namen herausverlangen können, da er mit den Unterlagen arbeiten und sie als Organ für die Gemeinschaft verwahren und verwalten muss; vgl. näher dazu: Casser, Nachwirkende Pflichten des ausgeschiedenen Verwalters, ZWE 2014, S. 157 ff). Wegen der Gemeinschaftsbezogenheit des Herausgabeanspruches ist dazu ein Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung notwendig (OLG München, Beschluss vom 20. August 2007 - 2 Wx 117/06, ZMR 2008, S. 148).

Dabei handelt es sich um

  • die Verwaltungsunterlagen
  • das Immobilienvermögen
  • Sachen (Heizöl, Gartengeräte, Werkzeuge)
  • Forderungen gegen Wohnungseigentümer und Dritte
  • Verbindlichkeiten (Darlehen), und um
  • eingenommene Gelder auf Giro- und Anlagenkonten, Kautionen

Insbesondere sind zu nennen

  • Brandschutz- und Bauunterlagen
  • Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Hausordnung
  • Eigentümerliste (Buchführungsunterlagen)
  • Bankauszüge; immer sind Kontostände und Kontounterlagen geordnet und chronologisch sortiert herauszugeben.
  • Versammlungsprotokolle und Beschluss-Sammlung
  • Verträge
  • Versicherungspolicen
  • Arbeitsverträge und Lohnsteuerunterlagen
  • Bedienungsanleitungen und sonstige technischen Beschreibungen
  • Wartungsbücher (z.B. zum Aufzug)
  • Schlüssel für das Objekt und Schlüsselpläne
  • Gartengeräte und sonstige Gerätschaften
  • Unterlagen über laufende und über abgeschlossene Rechtsstreite
  • Korrespondenz mit Dritten (Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft, Nachbarn, Behörden)
  • Korrespondenz mit Wohnungseigentümern
  • Verwaltervollmacht

Alle Unterlagen sind im Original herauszugeben, elektronische Dateien unter Beachtung des Datenschutzes auf dafür geeigneten Datenträgern.

Unterlagen müssen abgeholt werden

Die Unterlagen sind beim ausgeschiedenen Verwalter abzuholen. Der Verwalter muss sie nicht überbringen. Denn es handelt sich um eine Holschuld der Eigentümergemeinschaft und nicht um eine Bringschuld des Verwalters. Der Verwalter ist deswegen nur zur Benennung eines zeitlich angemessenen Termins verpflichtet, zu dem die Unterlagen zur Abholung bereitstehen.

Stufenklage gegen den ausgeschiedenen Verwalter möglich

Der bisherige Verwalter muss also nur die kompletten Unterlagen geordnet und abholfähig bereithalten. Geschieht dies nicht oder weigert sich der ausgeschiedene Verwalter hierzu, so kann die Eigentümergemeinschaft Stufenklage erheben auf

  • Auskunft über den Bestand des herauszugebenden Verwaltungsvermögens einschließlich der genannten Unterlagen sowie
  • auf Herausgabe bzw. Auszahlung der Vermögensbestände sowie schließlich auf
  • Zahlung von Schadensersatz zum Beispiel für die Ersatzbeschaffung vorenthaltener oder nicht mehr auffindbarer Unterlagen.

Diese Stufenklage kann mit dem Antrag auf eidesstattliche Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit erteilter Auskünfte durch den ausgeschiedenen Verwalter verbunden werden.

Unterlagen, insbesondere fehlende Unterlagen sind genau zu bezeichnen, damit der Vortrag schlüssig und das Urteil in seinem Tenor vollstreckungsfähig wird.

In Falle des Eilbedarfs kommt eine einstweilige Verfügung zum Beispiel auf die Vorlage von Unterlagen für drei Tage oder unbefristet in Kopie in Betracht (LG Hamburg, Beschluss vom 14. Dezember 2007 - 318 T 222/07, ZMR 2008, S. 326; AG Kelheim, Urteil vom 19. Oktober 2007 - 5 C 965/07, ZMR 2008, S. 83).

Einsichtsrecht als Individualrecht

Unbenommen bleibt auch ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen beim Vorverwalter (§ 18 Abs. 4 WEG). Ein zeitliches Limit beim Einsichtsrecht zum Beispiel nur für Unterlagen der letzten zehn Jahre besteht nicht. Denn sie dienen der kontinuierlichen Verwaltung der Wohnanlage. Deshalb entscheiden grundsätzlich die Wohnungseigentümer darüber, welche Unterlagen sie einsehen möchten. Nur Rechtsmissbrauch begrenzt das Einsichtsrecht.

Dagegen kann der ausgeschiedene Verwalter nicht geltend machen, er sei entlastet worden, dass Einsichtsrecht bestehe nur in Bezug auf Unterlagen, die zeitlich nach seiner Entlastung einzuordnen sind. Denn durch die Einsicht muss es der Eigentümergemeinschaft möglich sein, eventuelle Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter vorzubereiten, soweit sie durch den Entlastungsbeschluss nicht ausgeschlossen sind.

Kein Zurückbehaltungsrecht des Verwalters

Die Praxis zeigt häufig die sachlich falsche Auffassung des abberufenen Verwalters, ihm stehe an den Verwaltungsunterlagen ein Zurückbehaltungsrecht zu. Weder die Anfechtung des Abberufungsbeschlusses noch Beschlüsse über die Jahresabrechnungen oder die Entlastung des Verwalters berechtigen zur Zurückbehaltung. Auch offene Vergütungsansprüche rechtfertigen nicht die Zurückbehaltung von Verwaltungsunterlagen (so wörtlich zu Recht: Casser, Nachwirkende Pflichten des ausgeschiedenen Verwalters, ZWE 2014, S. 157 ff, 158). Denn die Fortsetzung einer ordnungsgemäßen Verwaltung ist nur möglich, wenn Wohnungseigentümergemeinschaft und neuer Verwalter über diese Verwaltungsunterlagen verfügen (Casser, Nachwirkende Pflichten des ausgeschiedenen Verwalters, ZWE 2014, S. 157 ff; OLG Hamm, Beschluss vom 22. Februar 2007 – 15 W 181/06, ZMR 2007, S. 502 und 983 - Verpflichtung des ausgeschiedenen Verwalters zur unverzüglichen und bedingungslosen Herausgabe).