Ansprüche des Vermieters auf Zahlung offener Mieten oder auf Nachzahlung von Salden aus Betriebskostenabrechnungen verjähren nach drei Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und in dem der Forderungsinhaber Kenntnis von den anspruchsbegründenden Tatsachen hat (Silvesterregel). Abgesehen davon müssen der Mietvertrag, das Wohnungsübergabeprotokoll, die gesamte Korrespondenz mit dem Mieter, Mieterhöhungen und Betriebskostenabrechnungen mindestens so lange verwahrt werden, wie das Mietverhältnis besteht. Das gilt natürlich auch für Unterlagen im Zusammenhang mit durchgeführten Erhaltungsmaßnahmen oder modernisierenden Baumaßnahmen einschließlich der Handwerkerrechnungen, Finanzierungsunterlagen zum Beispiel für öffentliche Mittel und eigener ausgereichter Mieterhöhungen, nicht zu vergessen das unterzeichnete Wohnungsabnahmeprotokoll bei Ende des Vertrags. Zweckmäßiger ist es aber, die Unterlagen einmal ausgerichtet an den Verjährungsfristen für Ansprüche des Mieters und orientiert an den steuerlichen Aufbewahrungsfristen zu verwahren. Denn natürlich kann auch das Finanzamt steuerrelevante Belege nachfordern, da die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung mit gegengerechneten Werbungskosten in die eigene Einkommensteuererklärung des Vermieters hinein gehören. Dafür gilt eine Frist von bis zu zehn Jahren.

Datenschutzrechtlich kann nicht verboten sein, was mit- und steuerrechtlich erlaubt und geboten (!) ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) und f) DSGVO).

Korrespondenz sowie Bankbelege aus der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind sechs bzw. zehn Jahre aufzubewahren. Das Amtsgericht (AG) München wendet zur Herleitung dieses Ergebnisses die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften (§§ 257 HGB, 147 Abs. 1, 3, 4 AO) entsprechend an (Urteil vom 15. Dezember 1989 – UR II 424/89, Wohnungseigentümer 1990, S. 40, ebenso AG Bad Segeberg, Urteil vom 8.12.2011 – 17 C 186/10, zitiert nach juris-Datenbank). Die Vorschriften regeln Einzelheiten zu den genannten Fristen. Klar ist selbstverständlich, dass alle Dokumente und Urkunden zur Begründung des Wohnungseigentums (Teilungserklärung, Abgeschlossenheitsbescheinigung, Kauf- und Übertragungsverträge) sowie Unterlagen zur Verwaltung wie die Beschlusssammlung und Beschlussprotokolle aus Sicht des Eigentümers und auch des Verwalters zumindest so lange aufzubewahren sind, wie sein Eigentum besteht, bzw. wie das Verwalterverhältnis besteht.

Datenschutzrechtlich ergeben sich dagegen keine Bedenken. Denn innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft selbst existiert nur ein eingeschränkter Datenschutz (vgl. dazu BGH, Urteil vom 4.12.2009 - V ZR 44/09, NJW 2010, S. 2127 zur Nennung auch der säumigen Zahler innerhalb der Jahresabrechnung). Denn die Wohnungseigentümergemeinschaft bildet datenschutzrechtlich eine geschlossene Gemeinschaft, in der Einsichtnahmen in die Verwaltungsunterlagen sowie die Einholung von Auskünften der Zweckbestimmung des Gemeinschaftsverhältnisses dienen (BGH, Urteil vom 14.12.2012 - V ZR 162/11, ZMR 2013, 291; BGH, Urteil vom 11.2.2011 - V ZR 66/10, ZMR 2011, 568; OLG München, Beschluss vom 9.3.2007 - 32 Wx 177/06, ZMR 2007, 720).

So ist bereits im Mietrecht höchstrichterlich entschieden worden, dass ein Mieter, der Heizkostenabrechnungen beim Verwalter einsehen möchte, um sie zu prüfen, auch Anspruch darauf hat, die Verbrauchswerte seines Nachbar-Mieters kennen zu lernen (BGH, Urteil vom 7.2.2018 - VIII ZR 189/17, NZM 2018, 458). Was in der Miethausverwaltung bereits höchstrichterlich entschieden ist, kann in der Wohnungseigentumsverwaltung nicht anders sein. Schließlich kann datenschutzrechtlich nicht verboten sein, was energierechtlich erlaubt und geboten (!) ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) und f) DSGVO).

Handwerkerrechnungen und eigene Zahlungsbelege, die im Zusammenhang mit Haus und Grundstück veranlasst worden sind, müssen im Verhältnis zum Finanzamt mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden (§ 14b Abs. 1 S. 5 UStG). Selbstverständlich ist diese Frist verzahnt zu den eigenen Ansprüchen und Verbindlichkeiten aus dem Vertragsverhältnis mit dem engagierten Handwerker zu sehen. So gelten zum Beispiel für die baurechtliche Gewährleistung nach dem BGB fünf Jahre (§§ 634 a Abs. 1 Nr. 2, 438 Abs. 1 Nr. 2 BGB), nach der VOB / Teil B vier Jahre als Verjährungsfrist (§ 13 Nr. 4 VOB / B).

Auch Rechnungen und eigene Zahlungsbelege über so genannte haushaltsnahe Dienstleistungen sind steuerrechtlich mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 S. 5 UStG). Auch diese Frist ist verzahnt mit etwaigen Gewährleistungs- und Verjährungsfristen zu betrachten.

Gewährleistungsansprüche oder Garantiezusagen im Zusammenhang mit dem Kauf von Waren oder Dienstleistungen können zwei Jahre nach dem Kauf oder der Bezahlung geltend gemacht werden (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB), wenn der Verkäufer nicht eine längere Frist gewährt hat. Beim Kauf gebrauchter Waren darf die Gewährleistungsfrist dagegen auf ein Jahr reduziert werden (§ 475 Abs. 2 BGB). Abgesehen davon sollten Kostenvoranschläge, Rechnungen und Zahlungsbelege innerhalb der Regelverjährungsfrist von drei Jahren, beginnend mit dem Jahresende der Anschaffung, verwahrt werden. Rechnungen und Zahlungsbelege zu wertvollen Gegenständen sollten so lange archiviert werden, wie der Gegenstand Bestandteil des eigenen Vermögens ist.

Auch für die Aufbewahrung von Kontoauszügen gilt eine mindestens dreijährige Frist (Regelverjährungsfrist drei Jahre: § 195 BGB), um eigene Zahlungen nachweisen zu können. Natürlich handelt es sich dabei nur um eine Richtgröße, wie die länger laufenden Gewährleistungs- und Garantiefristen zum Beispiel im Bauvertragsrecht zeigen. Wer vorsichtiger ist, bewahrt Kontoauszüge so lange auf, wie die Kontoverbindung mit dem Geldinstitut besteht. Auch familienrechtlich kann das hilfreich sein, wenn man zum Beispiel im Scheidungsfalle zur Abwehr unberechtigter Zugewinnausgleichsansprüche des Ehegatten das eigene Anfangsvermögen bei Beginn der Ehe sowie das eigene Endvermögen dokumentieren kann. Schließlich kommt im Zeitalter der privaten Altersvorsorge bei Streitigkeiten mit Banken, Versicherungen oder sonstigen Vermögensanlagepartnern hinzu, dass man mit einem lückenlos über Jahrzehnte dokumentierten Kontoverlauf auch unter diesem Aspekt erbrachte Zahlungen lückenlos nachweisen kann.

Hier kann es nicht zweifelhaft sein, dass alle Urkunden und Dokumente für die Dauer der Vertragsbeziehung einschließlich der geltenden Verjährungsfrist nach dem Vertragsende an einem sicheren Ort verwahrt werden sollten. Im Zweifel gelten bei Fehlern der Bank bis zu 30 Jahre Gewährleistung.

Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und alle Rentenrechtlich bedeutsamen Dokumente sind mindestens bis zum Eintritt der eigenen Rente, möglichst aber lebenslang aufzubewahren. So kann man im Fall später auftretender Unstimmigkeiten zum Beispiel mit dem Rentenversicherer Beschäftigungszeiten immer nachweisen. Selbstverständlich sind alle Dokumente zur eigenen privaten Altersvorsorge ebenso zu behandeln und an einem sicheren Ort – am besten im Banksafe - zu verwahren. Aus Gründen der eigenen Übersichtlichkeit gehören Fotokopien in die privat abgelegte Vermögensaufstellung.

Die beste Patientenverfügung nützt nichts, wenn sie „im Fall des Falles“ nicht gefunden wird. Damit Ärzte von einer Patientenverfügung erfahren, gehört ein Kärtchen mit einem entsprechenden Hinweis auf den Aufbewahrungsort der Originalverfügung in die Brieftasche. Auch die Kinder, nahe Anverwandte oder enge Freunde sollten informiert werden. Alleinstehende sollte ihre Verfügung am besten bei einer zentralen Einrichtung hinterlegen. Dabei ist wichtig, wie die Einrichtung die Verfügung aufbewahrt. Wichtig ist auch, wie diese im Notfall übermittelt wird, wenn ein Arzt hiernach fragt. Dazu sollten man vorab Informationen einholen. Zudem unterscheiden sich die Angebote im Preis und im Leistungsspektrum. So bewahrt z. B. die Bundesnotarkammer – Zentrales Vorsorgeregister – keine isoliert erstellten Patientenverfügungen auf, wohl aber Patientenverfügungen in Verbindung mit einer Vorsorgevollmacht und einer Betreuungsverfügung (§§ 78 Abs. 2 S. 1 Nr. 1, 78 a BNotO).

Es bedarf keines besonderen Hinweises, dass Versicherungsunterlagen an einem sicheren Ort aufzubewahren sind, solange die Verträge bestehen, bzw. solange das versicherte Vermögensgut im Eigentum steht. Eine Kopie gehört zur Übersichtlichkeit in die privaten Unterlagen.

Seit dem 1. Januar 2012 steht ebenfalls das Zentrale Testamentsregister für alle erbrechtsrelevanten Urkunden (Testament, Erbvertrag, Verträge zu lebzeitigen Schenkungen) als Archiv zur Verfügung (§ 78 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 BNotO).

Das notariell erstellte Testament wird zusätzlich vom Nachlassgericht am Ort des Notars in amtliche Verwahrung genommen (§ 2258 a Abs. 2 Nr. 1 BGB). Im Sterbefall eröffnet das Nachlassgericht das Testament automatisch und gibt den Erben den letzten Willen des Erblassers bekannt (§ 2260 BGB).

Eine Kopie dieser Dokumente gehört in die private Dokumentensammlung.