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Betriebskostenabrechnung

Alle Jahre wieder …

… müssen Vermieter ihren Mietern eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung zukommen lassen. Doch was genau bedeutet „ordnungsgemäß“?

Welche häufigen Fehlerquellen gibt es und worauf sollten Vermieter grundsätzlich achten? Wurde die Umlage der Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart, ist der Vermieter verpflichtet, jährlich über die Betriebskosten abzurechnen. In der Abrechnung werden die tatsächlich verbrauchten Betriebskosten den geleisteten Vorauszahlungen gegenübergestellt. Dabei entsteht entweder ein Guthaben für den Mieter oder er muss Nachzahlungen leisten. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Abrechnung sind hoch. Umso wichtiger ist es, dass diese rechtssicher und nicht anfechtbar ist.

Welche Fristen muss der Vermieter einhalten?

Die Abrechnungsfrist ist im § 556 Absatz 3 Satz 2 des BGB geregelt. Demnach müssen Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung eine Frist von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum einhalten. Oftmals ist der Abrechnungszeitraum konform mit dem Kalenderjahr – also vom 1. Januar bis 31. Dezember. Dementsprechend hat der Vermieter bis zum 31. Dezember des darauffolgenden Jahres Zeit, die Betriebskosten abzurechnen. Wird die Frist überschritten, kann das dazu führen, dass der Mieter eine eventuelle Nachzahlung nicht mehr leisten muss, weil die Abrechnung zu spät zugestellt wurde. Ausnahme: Der Vermieter kann beweisen, dass ihn kein Verschulden an der Verspätung der Abrechnung trifft.

Entsteht für den Mieter ein Guthaben, muss der Vermieter dies regelmäßig nach Zustellung der Abrechnung, wenn nicht im Mietvertrag etwas anderes bestimmt ist, auszahlen. Gleiches gilt auch umgekehrt: Der Mieter muss etwaige Nachzahlungen innerhalb der in der Abrechnung angegebenen angemessenen Frist begleichen – oftmals beträgt die Frist 14 Tage.

Formale Fehler führen zur Unwirksamkeit der Abrechnung

Neben den einzuhaltenden Fristen sollten Vermieter darauf achten, dass die Abrechnung den formalen Anforderungen genügt. Formal ordnungsgemäß und damit wirksam ist die Abrechnung, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Hierfür muss sie, sofern keine anderen Abreden getroffen wurden, folgende Mindestangaben enthalten: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten für jede anfallende Kostenart, die Angabe und gegebenenfalls Erläuterungen der zugrunde gelegten Verteilungsschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Hinweis:

Mieter haben das Recht, alle Belege wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge, die der Vermieter der Betriebskostenabrechnung zugrunde legt, im Original einzusehen, um die Rechnung überprüfen zu können.

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Welche Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden?

Nicht alle Kosten, die im Rahmen der Vermietung einer Immobilie entstehen, können auf den Mieter umgelegt werden. Die umlegbaren Nebenkosten finden Vermieter aufgelistet in § 2 der Betriebskostenverordnung und können auch im Infoblatt 09 „Umlage von Betriebskosten bei der Wohnraummiete“ unter www.hausundgrund.de/service/infoblatter nachgelesen werden.

Zusätzlich gibt es noch die sonstigen Betriebskosten für Kostenarten, die in den übrigen Positionen nicht enthalten sind. Will der Vermieter sonstige Betriebskosten umlegen, muss er diese im Mietvertrag ausdrücklich vereinbaren. In der Rechtsprechung wurden zum Beispiel folgende Positionen als sonstige Betriebskosten anerkannt: Kosten für eine Alarm- oder Videoüberwachungsanlage, einen Pförtner, den Betrieb eines Schwimmbades oder einer Sauna, die Wartung von Feuerlöschern oder eines Blitzableiters sowie die regelmäßige Reinigung von Dachrinnen, sofern diese aufgrund der örtlichen Gegebenheiten anfallen.

Wichtig dabei:

Zu den Betriebskosten können nur Kosten zählen, die beim Betrieb des Gebäudes regelmäßig anfallen. Einmalig anfallende Kosten können nicht auf die Mieter umgelegt werden. Nicht umlegbare Nebenkosten sind Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten ebenso wie Verwaltungskosten.

Verteilerschlüssel

Auch der Verteilerschlüssel, mit dem der Vermieter die einzelnen Betriebskosten auf den Mieter umlegt, wird regelmäßig im Mietvertrag festgelegt. Nebenkosten können abhängig vom Verbrauch, Größe des Haushalts, Fläche der Wohnung oder Anteil der Wohneinheiten umgelegt werden, soweit kein spezieller Verteilungsschlüssel vorgeschrieben ist. Ist im Mietvertrag kein Umlageschlüssel festgelegt, müssen die Nebenkosten abhängig von der Wohnfläche – sofern nicht ein anderer Verteilungsschlüssel vorgeschrieben ist – abgerechnet werden (§ 556a Absatz 1 BGB). Ausnahme Heizkostenverordnung: Hier müssen je nach Vereinbarung 50 bis 70 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden und der Rest nach der Wohnfläche.

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Eigenleistung des Vermieters

Gemäß der Betriebskostenverordnung darf der Vermieter auch eigene Leistungen mit den Mietern abrechnen. Das heißt, dass der Vermieter zum Beispiel anstatt einen Gärtner oder Putzdienst zu engagieren, selbst Hand anlegen kann. Diese Aufwendungen kann der Vermieter dann in angemessener Höhe umlegen.

Gebot der Wirtschaftlichkeit

In § 556 des BGB ist auch festgesetzt, dass der Vermieter bei den Betriebskosten auf Wirtschaftlichkeit zu achten hat. Mit anderen Worten: Er darf zum Beispiel keine unnötigen Kosten erzeugen oder überhöhte Lohnkosten zahlen.