Hausmeister und Wartungsverträge: Kosten richtig aufteilen

Besonders häufig entstehen Streitigkeiten bei Hausmeisterleistungen oder Wartungsverträgen. Der Grund: Solche Verträge enthalten häufig sowohl umlagefähige Betriebskosten als auch nicht umlagefähige Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verwaltungskosten. Diese Kosten müssen sauber voneinander getrennt werden.

Der BGH verlangt deshalb, dass der Vermieter nachvollziehbar darlegt, welcher Anteil auf umlagefähige Leistungen entfällt. Ein bloßer pauschaler Abschlag genügt hierfür regelmäßig nicht. Hilfreich sind insbesondere Leistungsverzeichnisse, aus denen die einzelnen Tätigkeiten hervorgehen. Außerdem sollte nachvollziehbar erläutert werden können, wie die jeweiligen Kostenanteile ermittelt wurden.

Kann der Vermieter die genaue Höhe des umlagefähigen Kostenanteils nicht vollständig nachweisen, führt dies nicht automatisch dazu, dass die betreffende Kostenposition insgesamt entfällt. Steht fest, dass dem Grunde nach umlagefähige Betriebskosten entstanden sind und ist lediglich deren Höhe strittig, muss das Gericht prüfen, ob der umlagefähige Anteil nach § 287 der Zivilprozessordnung (ZPO) geschätzt werden kann.

Abgrenzung umlagefähiger und nicht umlagefähiger Leistungen

Bereits bei Abschluss von Hausmeister- oder Wartungsverträgen sollte darauf geachtet werden, dass die einzelnen Leistungen möglichst konkret beschrieben werden. Enthält ein Vertrag sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Tätigkeiten, empfiehlt es sich, diese bereits im Vertrag oder in einem Leistungsverzeichnis möglichst klar voneinander abzugrenzen. Lässt sich dies im Einzelfall nicht vollständig erreichen, sollte der Vermieter jedenfalls nachvollziehbar erläutern können, wie der umlagefähige Anteil ermittelt wurde.

Grundsteuer: Nachberechnung bleibt möglich

Nicht immer liegen dem Vermieter innerhalb der gesetzlichen Abrechnungsfrist sämtliche Unterlagen vor. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Höhe der Grundsteuer noch nicht endgültig feststeht.

Grundsätzlich gilt: Kann der Vermieter die Betriebskostenabrechnung ohne eigenes Verschulden nicht vollständig erstellen, darf er die betreffende Kostenposition nachträglich abrechnen. Allerdings muss er dies nach der Rechtsprechung des BGH grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Abrechnungshindernisses tun. Im entschiedenen Fall begann die Drei-Monats-Frist für die Nachberechnung der Grundsteuer erst mit dem Abschluss des Einspruchsverfahrens, weil aufgrund der umfassenden Prüfungskompetenz des Finanzamts die endgültige Höhe der Grundsteuer bis dahin noch nicht feststand und somit ein Abrechnungshindernis bestand.

Was bedeutet das für Vermieter?

Erhält der Vermieter notwendige Unterlagen erst nach Ablauf der regulären Abrechnungsfrist oder stehen diese aufgrund eines laufenden Verwaltungsverfahrens noch nicht endgültig fest, kann er die betroffenen Betriebskosten grundsätzlich nachträglich abrechnen. Entscheidend ist jedoch, dass er nach Wegfall des Abrechnungshindernisses die Nachberechnung zeitnah – regelmäßig innerhalb von drei Monaten – gegenüber dem Mieter geltend macht.

Inka-Marie Storm
Chefjustiziarin

Formelle und materielle Fehler – das ist der Unterschied

Eine Betriebskostenabrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn sie den Mieter in die Lage versetzt, den geltend gemachten Anspruch gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen. Nach der ständigen Rechtsprechung des BGHs muss sie mindestens enthalten:

• eine nach der jeweiligen Kostenart ausreichend aufgeschlüsselte Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Angabe und – soweit nach der jeweiligen Kostenart erforderlich – Erläuterung des angewandten Umlageschlüssels,
• die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils sowie
• den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Formelle Fehler betreffen die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung. Sie führen grundsätzlich dazu, dass die jeweils betroffene Kostenposition unwirksam ist. Sind die übrigen Positionen ordnungsgemäß und lassen sich fehlerhafte Positionen ohne Weiteres herausrechnen, bleibt die Nachforderung im Übrigen bestehen. Formelle Fehler können nach Ablauf der Abrechnungsfrist grundsätzlich nicht mehr korrigiert werden.

Materielle Fehler betreffen dagegen die inhaltliche Richtigkeit einzelner Kostenpositionen. Sie führen grundsätzlich nicht zur Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung, sondern lediglich dazu, dass einzelne Kostenpositionen zu berichtigen sind. Solche Fehler sind auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigierbar.